Alla fine, forse, siamo arrivati alla conclusione della storia: dopo il down di servizi più lungo della storia di internet in Italia, ben una settimana, Libero e Virgilio sono ritornati su. Il problema per gli utenti però non è finito: in moltissimi, dopo il prolungato disservizio, stanno riferendo di essersi ritrovati la casella completamente vuota o con consistenti "buchi" nello storico dei messaggi. In sostanza, hanno perso tutte le loro mail.

Il down più lungo della storia d'Italia

Ne avevamo già scritto qui mentre il disservizio era ancora in corso e le notizie erano poche e frammentarie. Alla fine, ItaliaOnLine ha diramato una nota ufficiale che vi riportiamo nell'immagine qui sotto, dando una spiegazione al problema tecnico:

Si è trattato, stando alle loro parole, di un bug sul sistema operativo del nuovo sistema di storage appena implementato. Cosa implicitamente poi confermata dalla risultanza dei fatti, ovvero la perdita dei dati che tantissimi hanno denunciato.

Mentre stanno partendo le richieste di risarcimento (anche se c'è chi dice che sarà molto difficile ottenere qualcosa), in tanti si staranno giustamente chiedendo come fare per evitare che il problema si ripresenti. Ecco che veniamo in aiuto noi!

Email, gli errori e le leggerezze più comuni e come rimediare

Si è portati a pensare alla mail come al servizio gratuito per eccellenza, perchè tutti i provider quando si stipula un contratto internet regalano almeno una casella. Questo, come avevamo detto nel precedente articolo, è uno dei motivi che ha portato ad avere un numero così grande di utenti interessato dal down di Libero e Virgilio. Si tratta infatti di due domini che appartenevano rispettivamente a Wind e a Telecom (ora non più).

Questo è il primo scoglio che incontriamo quando spieghiamo ai nostri clienti che usano la mail per lavoro che sarebbe meglio che non usassero un provider così "generico" per la propria posta. "Se ce ne sono così tante gratis, perchè devo pagare?" è l'obiezione più comune ed è comprensibilissimo. Il down di Libero ci insegna che non siamo portati a pensare che servizi che utilizziamo così facilmente e così spesso possano fermarsi. Sono lì, sono sempre stati lì, hanno sempre fatto il loro, perchè dovrebbero smettere di funzionare? Eppure lo fanno! Questo ci porta al primo punto della nostra miniguida.

1) Utilizzare un vostro dominio personale per le mail

Una mail di lavoro deve essere sempre controllabile. Un prodotto gratuito non vi appartiene, per cui il controllo è sempre limitato. Dotarsi di un dominio proprio è sempre una buona idea. Generalmente le aziende utilizzano lo stesso dominio del sito istituzionale, per comodità e perchè una volta comprato, con pochi euro aggiuntivi è possibile avere un numero anche ampio di caselle mail.

Se non avete un sito o non volete usare lo stesso dominio del sito aziendale, potete attivarne uno solo per la vostra posta. I costi sono assolutamente accessibili, si parte da una ventina di euro l'anno. L'unico "problema" che potrebbe verificarsi è che ci si dimentichi di rinnovare il dominio. Se questo dovesse accadere, la posta si "spegnerebbe", ma se il mancato rinnovo dovesse protrarsi ci potrebbe essere il rischio che il nome del dominio venga acquistato da altri. Vianova include il dominio aziendale e le caselle di posta nella sua offerta, per non avere proprio più bisogno di tenere a mente nulla. Insomma, meglio farsi un promemoria (o affidarsi a Vianova)!

2) Configurare un client di posta

Una volta acquistato il vostro dominio e create le vostre caselle, il consiglio successivo è quello di configurare un client di posta. Si tratta di programmi che si collegano automaticamente al server sul quale avete creato le mail e inviano/ricevono i messaggi visualizzandoli poi nella loro schermata. Outlook è il più popolare, ma anche Mozilla Thunderbird funziona benissimo e per i clienti Apple c'è preinstallato Mail su tutti i Mac. La configurazione è veloce e semplice e i parametri devono essere forniti dal provider da cui comprate il servizio di posta (vedi punto 1).

Utilizzando la posta attraverso il client, il programma crea automaticamente una copia di tutto il traffico in entrata e in uscita. Le vostre mail infatti saranno presenti sia sul portale del fornitore (ad esempio, nel caso di Vianova Mail, qui), che sui pc dove il client è installato. Avrete in questo modo una copia sempre aggiornata. Questo è il sistema più usato dalle aziende, ma ha due difetti sostanziali: il primo è che il client di posta deve essere installato su ogni postazione dell'ufficio e il secondo è che non può archiviare e memorizzare in maniera infinita. Raggiunta una certa capienza potrebbe rallentarsi, riavviarsi improvvisamente, diventare difficoltoso nell'utilizzo.

3) Dotarsi di MailStore

Quest'ultima eventualità ci porta al terzo punto. Se per il vostro lavoro avete necessità di archiviare grandi quantità di mail o messaggi con allegati pesanti, dovete per forza dotarvi di un'alternativa. Per i clienti Uniontel abbiamo scelto MailStore, ovvero un sistema di archiviazione in cloud che effettua un backup automatico della posta. Il software genera copie 1:1 di tutte le email e le conserva in un archivio centrale, garantendo la disponibilità a lungo termine di una grande quantità di dati in conformità alle normative.

In questo modo, sarete sempre protetti da qualsiasi perdita di dati che può essere sia locale (banalmente, si rompe il pc su cui avevate installato Outlook o avete cancellato delle mail importanti per errore) sia esterno (si riverifica un problema tipo quello di Libero). I clienti che installano MailStore possono programmare svuotamenti periodici della casella lato server, per non appesantire inutilmente il sistema o dover sostenere costi di ampliamento della capienza di memoria.

L'accesso a MailStore avviene tramite client come Outlook o attraverso la pagina web del servizio. Passando da MailStore, si evita di saturare il client e in questo modo il funzionamento è sempre rapido e fluido. I costi sono in abbonamento annuale e dipendono dalla quantità di caselle su cui dovete farlo funzionare, ma da questa pagina potete scaricare una trial gratuita di 30 giorni per provare il servizio.

Attenzione alle truffe!

Ultimissimo avviso: giunge notizia che il down di Libero e Virgilio sta venendo sfruttato dai soliti truffatori per una campagna di smishing (ovvero phising via sms). Se ricevete un messaggio con questo testo:

Gentili utenti di Libero.it e Virgilio.it, a causa diegli attuali problemi con i nostri server, abbiamo bisogno che tutti gli utenti riconfermino la loro casella di posta elettronica. Gli indirizzi e-mail non confermati rimarranno inattivi. Conferma il tuo indirizzo e-amil il prima possibile:Libero: https://www.libero.it.libero-conferma.com/ripristino/Virgilio: https://www.virgilio.it.virgilio- conferma.com/ripristino/

NON CLICCATE ASSOLUTAMENTE E NON INSERITE NESSUN DATO! Stanno facendo leva sull'emergenza e sperano di raccogliere dati personali di utenti spaventati dall'eventualità di avere ancora problemi.

Con questi accorgimenti, sarete al riparo da brutte sorprese. Volete saperne di più? Contattateci!